D社様 経営全般を見直し、経営の情報化を実現
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相談内容  事業所間や出張先でも全社的情報共有をしたい
 当事務所は、社会保険労務士3名、事務職員6名で運営していますが、経営の情報化に関して弱いところがあることを認識しています。
 この際、経営全般を見直し、経営の情報化に関する専門家のアドバイスをいただきたい。
 特に、○○営業所を設置するに当たり、離れた場所からも経営全般の把握と全社情報共有の仕組みが必要と思っています。
 分散した事務所の情報統合と管理を具体的にどうしたらよいか、提案して欲しい。

現状   インターネットを利用して職員の動きと事務処理状況を把握する必要
1.○○営業所を設置することと、代表者の講師活動などの出張が多く、経営全般の管理が行き届かないことが目に見えています。
 そこで、経営者は遠隔地出張先等どこにいても、インターネットを利用して職員の動きと事務処理状況を把握する必要があります。
 同時に職員の労働意欲向上と、お客様への素早いサービス対応力の向上を必要としています。

2.顧問先お客様サービスの向上と同時に、新規のお客様開拓が必要ですが、情報時代に相応しい方法を実践する必要があります。

3.業務全般にわたって言えることですが、お客様から委託された業務処理の合理化、ならびに社内情報共有の仕組みを確立して、情報資源の効率活用による経営の合理化を実現する必要があります。

助言内容
 一般的には経営指針の中で「お客様に貢献する」「お客様中心主義」という言葉がよくうたわれていわれていますが、情報時代の現代においては、お得意さま維持は減少に繋がり、お客様を創造する活動が重要なテーマとなっています。

 具体的には、顧問先へのサービス力の向上、新たなお客様獲得の方法を創る、しかも経費を削減しつつ、となるとITを活用した経営革新を実践することが必要になります。

1.顧客サービスの向上と社内業務処理、勤務管理の把握と合理的経営について
 経営者の遠隔地出張等、どこにいても、インターネットを利用して職員の動きと事務処理状況を把握することによる顧客サービス向上策については
 1)「今日の予定」一覧で
  「誰が、何時から、どこのお客様に、何をする予定か」を把握する。
 2)職員別に日付順で本日中心に3日前後の予定と結果が一覧で
  「いつ、どのお客様に、何をする予定か、何をしたか」が把握できて
  予定と結果に対して、管理者は指示すべきコメントを記入する。
  同時に、必要なら本人に詳細メールを発信できる機能を持たす。
 3)お客様別に日付順で本日中心に予定の全てと過去結果6ヶ月が一覧で
  「いつ、誰が、何をする予定か、何をしたか」を把握する。
 4)管理者はそれぞれのお客様作業に対して「目標額」「実績額」を記入する。
 5)経理担当者は「入金日」と「実績額」覧に入金額を記入する。
 6)各職員は、作業を完了したら完了日を記入する。
 7)未処理一覧表を表示させる。

これらの一連の仕組みをインターネット上で、厳重なセキュリティーを施した社内情報共有の場に置くこととする。
これによって、お客様への作業状況を、いつでもどこからでも把握することによって、顧客サービスの向上を実現する。
同時に、職員の自主自立成長を促すとともに、社内全体の業務処理状況を把握し、適時に的確な指示を出すなどコミュニケーション力の向上、勤務管理など、新しい経営管理体制を創るようにして下さい。

システム開発は、今後専門業者と相談して実行に移してください。

  2.情報時代の新規のお客様獲得について
 社会保険労務士という職業柄、一般中小企業というお客様にとって、貴重な情報は豊富なはず。
 お客様がわかる言葉で、かいつまんで要点を伝えるだけでも喜ばれると思います。
 これまでは、上手にまとめた印刷物を郵送するなどの方法が行われていましたが、メールレター発信を実践することをお勧めします。

 読者を確保することから、顧客創造を。
 すでにホームページをお持ちですから、訪問いただいたお客様に購読会員になってもらうメールアドレス記入欄を設ける。
 この場合、ページの裏でデータベースを使う必要があります。するとデータがたまってきますので、一斉にメールレターを発信できるようになります。

 ここに、顧問先のお客様やお知り合いや所属団体の会員などを、事務所職員が登録してもかまいません。ただし、メールレターを発信する際に必ず解除できる方法を記入しておくと、本来の購読希望者だけになります。

 後は、メール発信を実戦するのみです。特別のことは考えないで素直な気持ちを表現することから始めましょう。メールアドレスを蓄積してからよりも、少なく近しい人だけの時からなれていくと、練習にもなっていいと思います。

 書くに当たっては、気持ちの表現と、読者お客様が得する情報をわかりやすくから初めて下さい。人気のあるメールレターに成長していくと読者は増えます。
 その他、あらゆるネットコミュニケーションの手段を活用することで、お客様を創造しましょう。

 購読者の数に比例して、事務所をご利用いただけるお客様は増えていきます。
 また、職員にその原稿を書くようにし向けることで、能力開花と事務所PR宣伝の1つの方法としても活用してください。

 従来発行していた印刷物も、ワードやエクセルを使って原稿を書くことで、ホームページに掲載するようにしていくと、印刷費・郵送費節減とお客様には容易にバックナンバーの閲覧も出来ることとなり、喜ばれますし、時代の方向性と一致していますので、少しずつ移行をして下さい。

 まずはお客様のメールアドレスを収集整理する習慣作りから始めましょう。

3.給与計算などお客様からの受託業務処理の合理化について
 顧問先企業から、計算数値をFAXやフロッピーでもらって、社内の計算ソフトに職員が手作業でデータ登録をして処理しておられましたが、この10月からソフトの入れ換えをすることで、お客様との間でフロッピーの郵送もしくは手渡しで、フロッピーをそのまま直接読み込みするように改善なさいました。

 そこまで出来るなら、いっそうのことお客様からメール添付によるファイルを直接新ソフトが読み込むように改善してください。

 このことは事務所内業務の合理化をさらに進めることができる事となり、お客様の協力が得られるよう期待します。

4.その他社内情報共有の仕組みについて
 現在、社内LANがすでに構築されており、合理的な情報共有の仕組みやルール作りについて、次の通り助言いたします。

 1) 情報共有の場所を指定する。
 特定のパソコンの特定の入れ物(フォルダ)を指定する。
 ワークグループには全てのパソコンに共通の名前を付ける。
 職員個々のパソコン名は自由にだぶらないように名前を付ける。
 特定共有パソコンの特定の場所だけ共有設定をする。
 経営陣だけ利用する共有の場所にはパスワードを設定する。

 2) これまで培った知的財産、例えば多種にわたる「就業規則」等の事例を共有の場所に保管して、共同利用することによって、新規要望のお客様へのサービス向上に合理的に活用する。

 3) 今後、メールでのお問い合わせなどの場合、各担当者レベルでの回答、担当者では回答できない場合の処理ルール等の確立が必要になってくると思われます。

 4) また、各職員には個人メール使用禁止の仕事用のメールアドレスを配布し、サーバーに例えば7日間メッセージのコピーを置くに設定、回答責任者は全ての職員宛のメール受信をして、お客様への対応を管理することも検討すべきでしょう。 

5.社内情報共有の仕組みづくりの将来について   事業所が分散し、インターネットを活用した社内情報の仕組みを作ることについては、セキュリティーの問題もありますし、ご予算の問題もあります。

  大切な貴重な社内知的財産ですから、二重セキュリティーをかけるとかして、慎重に踏み切ることが求められます。

  それなりのシステムプログラムも必要になってきます。
  研究材料として今後ご検討下さい。

結果見込まれる経営の向上の内容
1.インターネットを活用したお客様業務日報について 経営者の遠隔地出張等、事務所にいないときでも、職員の動きと事務処理状況の把握によるお客様サービスの向上策については、システムとして構築すべき内容が明確になり、専門開発業者に発注なさいました。

 すでに一部実験が開始され、10月中旬には本番開始となります。

 軌道に乗れば、職員も事務所全体のお客様へのサービス提供状況がわかり、全社的にお客様中心主義経営への質的向上が期待できます。

 また、事務所内職員の行動管理、処理状況の把握が容易になり、経営者の指示スピード向上と正確さが増し、合理的経営の実現が期待できます。

2.情報時代の新規お客様の獲得について 従来の印刷物の郵送に加え、既存の安価なメールレターの発信システムを利用することとなりました。

 すでに開設されたホームページに組み込まれましたので、即実行できることとなりました。
 ただ、メール情報収集と情報発信については、これまで習慣がなかったので、今後、いかに全社的な習慣づけに変身できるかが課題となります。

 また、ホームページ上でお客様を吸収できるページ内容の再検討も必要となってくるでしょう。

3.給与計算などの受託業務の手作業廃止合理化について 計算ソフトの入れ替えにより、フロッピー渡しでデータ入力作業が廃止できることとなりました。

 お客様の理解と協力をいただくことが課題です。
 今後は、フロッピーの内容をメール添付で処理出来るようにすることが課題です。

4.社内情報共有システムの確立による経営効率化について
 今回のアドバイスご提案の中で、順次進めていく訳ですが、これは12月頃からの実施予定になります。

 まず、社内LANを利用した社内情報財産の共有活用システムの確立
 次に、お客様とのコミュニケーションメール処理ルールと管理システムの確立
 インターネットを活用した社内情報共有システムへの取り組みを順次進めていくことで、情報の効率活用による経営向上が期待できます。

お問い合わせは

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