経済産業省推進事業ITSSP 「ひと工夫」へ掲載されたもの(2000年)

 現在はIT経営応援隊(http://www.itouentai.jp/)に引き継がれている


  トップ

業務改善のIT活用ひと工夫

変化する現場の日常業務をホームページで処理、情報を共有することによって経営革新を実現

散在する生徒・講師・教室・管理・会計それぞれの立場のもと、申込・受付・クラス編成・時間割・講師配置・指導・指導報告・給与の計算支払い・入金管理・完結へと作業の流れは進みますが、これらの一連の流れを、ホームページという1つの場所で情報を共有したシステムを組むことによって、不正確さや行き違い防止と人件費・通信費・交通費等と無駄な時間が極端に減少しました。

適用分野

営業事務・経理事務・経営事務・給与計算・売掛金・経営改革・業務改革

キーワード

経営革新・経営のスピードアップ・データ共有・データベース化・グループウェア・間接部門の生産性向上・在宅勤務・低コスト体質づくり・経理処理の短縮

工夫前の状況

  1. 受け付けた生徒にどの講師を配置するか、管理者が講師宅へ電話連絡をしていたが、不在だったり、予定が詰まっていたりさまざまな要因で、時間もかかり、なかなか決定できなかった。
  2. 特に個人指導の場合、生徒の都合と講師の都合がうまく折り合いがつかず、次回の指導日時の決定が不安定で、連絡調整役の事務員が多くの時間を費やしていたし、電話口頭であったため行き違いも多数あった。
  3. しかも、月謝の入金状況が正確に把握整理できず、もらい忘れや行き違いが多数発生していたし、調査するのに多くの時間を費やしていた。
  4. さらには、他の講師に代わってもらうときの指導内容の引継にも多くの時間がとられていた。

このように生徒数1ヶ月約150人に対して、管理者1名 会計1名 事務員3名 講師15名で当たっていて、人件費・通信費・打合せ交通費等もかさみ、利益も出ない状況であった。

工夫の内容

上記のことを改善するため、ホームページで稼働するシステムを組み、活用することとしました。

  1. 管理者兼事務員1名は生徒の受付が済むと、ホームページへ書込をすることとしました。
  2. その書込を、講師は自宅からホームページを見て、受け持ちたいクラスや生徒の時間割にエントリーの希望を同ページ上に書くこととしました。

  3. 管理者兼事務員はエントリーの状況ページを見て、エントリー希望の複数の講師の中から適任者を決定することとしました。決定と同時に講師には自動メールが発信されることにしました。

  4. 講師は受けたメールとホームページの時間割を確認して、所定の場所へ赴き、指導をします。

  5. 講師は指導後ただちにホームページから、次回指導日時と指導内容の日報を記入します。
    (1)記入したものは自動的に一覧表になって、生徒別・コース別に過去の指導記録として活用でき、前任者の指導内容も閲覧できるので引き継ぎ事項も明確となりました。一覧表には月謝入金状況も表示されているので、講師自身が容易に入金管理支援も出来るようになりました。
    (2)これは同時に講師本人の申告給与計算書という働きも持たせることとしました。

  6. 管理者兼事務員はこの一連の状況を常に一覧表になっているホームページで把握しています。

  7. 管理者兼事務員用の一覧表は、本日から起算して自動的に3日前から将来の全ての指導予定一覧となっており、内容は年月日・曜日・指導開始時間・時間数・指導コース名・生徒名・講師名・給与計算根拠記号・月謝額・入金日が掲載されています。

    (1)過去にさかのぼってみたいときは、何日から何日と表示期間を指定できるようになってます。

    (2)ここで、一覧表の項目「指導コース」「生徒名」「講師名」「入金日」をクリックすると指定された期間の範囲内で、それぞれを並び替えさせた表に変化させる仕組みにしましたので便利です。例えば日付順に入金状況が確認できます。

    (3)一覧表の中の生徒名をクリックすると、その生徒の開始から今日及び指導予定まで日付順に並び替え表になるようにしましたので、いつ誰がどんな内容を指導したかが明確です。入金日・入金額もくっついてきますので、いつ月謝をいただくべきかも明確になっています。

    (4)一覧表の中の講師をクリックすると講師個人の月間指導状況と給与計算額が表示され合計付の月間給与計算書になります。(これは講師本人が書いた日報からの計算書と比較でき、間違い発見がしやすく正確な計算ができるようになりました)※これらはホームページ上でのことです。

効果

  1. 講師以外の職員5名を管理者兼事務員1名とし、難なく全ての処理が正確に出来ることとなりました。
  2. 通信費をそれまで月約4万円も使っていましたが、5千円程度で収まるようになりました。
  3. 講師との打ち合わせや、講師交代時の引継などに要していた時間や講師打合せ交通費も0になりました。
  4. 生徒・事務所・講師間の行き違いも皆無になり、月謝徴収も講師給与計算も正確になりました。
  5. わずかな情報化投資により、それまでのトントン経営から、大幅な利益が出るようになりました。

今後の改善点

  1. 常に変化する指導予定表データをもとに、一般への公開ページに自動的に空き時間を含む時間割表を表示して、生徒へのサービスを向上させる仕組みを繰り入れる。
  2. 小中学生などがはいってきたとき、父兄と講師とのコミュニケーションの仕組みを設ける。

工夫の実施企業について

企業名 非公開
所在地(県名) 京都府
業種 パソコンスクール
従業員概数 16人(非常勤講師含む)

執筆者問合せ先

執筆者氏名 太田英輝
会社名 株式会社 カケン
連絡先 メール
トップページ

   〒 600-8385 京都市下京区大宮仏光寺下ル五坊大宮町80新日勝ビル3F
   Fax 020-4669-1642 株式会社カケン IT経営支援担当:太田 E_mail