株式会社カケン
IT活用経営革新(ネットが事務所)で儲ける!!
「企業を伸ばす経営革新」は「ネット上に事務所を置く」ことから始まる。
WEB活用による非常識経営のおすすめ 
 

   WEBが事務所
 ■ 日常業務をWEB上で情報共有の事例 ■
 
 ある製造業ですが、製品の受発注に関して、顧客からの問い合わせ、見積も
 りなどについて、事務職の松田俊子さんの日常は次の通りであった。

 「松ちゃん、A社から変更図面が届くから製造部にまわして見積もりをして
  もらって、A社に回答しておいて」と田中さんは営業に出た。

 するとB社から「田中さんにお願いしていた見積もりがまだなんだけど・・」
 という督促の電話がかかった。

 田中さんの携帯にそのことを伝えると「あっ忘れていた。僕の机の上にある
 んだけれど。探してFAXしといて」
 「わかりました」

 「ところで、田中さんA社の変更図面は、メールで届くの?」
 「僕宛のメール添付で届くはずなんだけど・・・見といてくれない?」

 そこへ製造部から「A社の変更図面はまだかい?納期に間に合わないよ」と
 のこと。

 営業部長から「C社の進捗状況報告がないぞ。どうなっている?」
 最後に経理担当から「田中さんの仮払い出張費の精算が今日で締めきりなん
 だけど」とのこと。

 松田俊子さんは大変な危機に直面してしまいました。

 こんな事例は、たいがいの企業でつい最近まで現実にあったことだろう。
 しかし、今は違うのです。

● 経営には「情報共有」が大切だとずいぶん前から言われています。
 これらのことは、インターネットを使ったWEB活用「業務日報」という
「情報共有」の仕組みを使うことで、全てがスムースに解決できることなので
 す。

 情報共有の仕組みが有れば、次のようになります。

 営業の田中さんは、A社さんの変更図面の件で、営業事務の松田さんに頼ま
 なくても、時間単位の業務日報で、その状況は製造部においても常に状況は
 把握できている。

 営業中であっても、田中さんは図面が届けば日報記入することで、と同時に
 製造部に届いていることになる。

 B社様の見積もりは、電話が入った時点で社内の誰がどうしているか担当者
 でなくても電話を受けた人にも一目瞭然であり、その時点でその状況をB社
 様に回答できる。

 営業部長のC社さんの件は、業務日報でC社を指定することで、日付時間順
 に誰が何をしたかの進捗状況は常に明確な状態で知ることができる。

 田中さんの出張費用も業務日報を見れば、実費は細かく記入されているので、
 精算は簡単にできる。

● このように企業内で、仕事やお客様に対する情報を共有できていると
 1.誰もが同じ場面で即座に判断や行動ができる。
 2.社員の行動やお客様に対する作業履歴が即座に把握できる
 3.営業事務という仲介者無しで、自己の仕事責任を処理する。
 ことで、スムースにスピード処理ができるのです。

● その他情報共有ができることで良い結果が生まれる事例
 1.営業活動状況を時間単位で知ることで、各営業マンは即その情報を利用
    管理者は、長期戦略や短期戦略にその情報を活用できる。

 2.営業行動の成功パターンを蓄積、新入社員も利用できることで早期成果
    が実現する。

 3.経営情報統括管理情報からは、経営者の判断や指示を即座に出せる。
    経営戦略に採用する情報も蓄積され、競争優位を実現できる。

● これらはインターネットを使うわけですから、場所や距離に関係なく、正
 確さとスピード化、社内コミュニケーションが楽にできるという結果をもた
 らします。

 何よりも経営と現場が近くなるということは経営効率が上がるということな
 のです。
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