団体組織活動支援システム開発のポイント・カケン

  組織活動支援システムのポイント         平成17年1月31日

変更ご要望がございましたら、自由自在にご対応いたします。

1.会員個人の尊重と個人情報保護を最優先
 ・組織・事務局単位で個人情報管理者を1名ご指定下さい。
 ・個人情報の登録修正権
 ・本人のみパスワードの変更を含む個人情報の修正ができる。
 ・個人情報管理者はメール等文書により、本人から依頼があったときは修正できる。
 ・個人情報は完全非公開を原則とする。
   非公開の組織内最小単位グループ内コミュニケーションページでは使われます。

2.他人が入れない個人ページで組織内コミュニケーションを展開します。

3.グループ単位の非公開のコミュニケーションページで情報交流をします。
 ・組織グループの長は、メンバーの参加承認・退会承認をします。
 ・グループ情報の内、公開すべき内容を決定します。

4.上下組織的グループ間の連携機能があります。
 ・会活動の円滑な運営には、上下組織間の情報統括がスムースにできる必要があります。
   グループを統括するグループ内の意志疎通と意志決定が円滑に行える。
 ・団体の組織には、それぞれ特徴があり柔軟に組織変更にも対応できる仕組みです。
 ・組織変更並びに役員変更に柔軟に対応できるシステムです。

5.グループ内コミュニケーションの手段
 ・参加者名簿(グループメンバーに限り閲覧でき、非公開です)
 ・名簿全員への案内情報通知機能を利用できる。
  (FAX送信希望者のみのFAX番号のダウンロードと通知文の印刷機能を持ち、事
   務の簡素化ができる)
 ・掲示板(メンバーのみ書き込み、文書添付および閲覧ができる) 
 ・グループメーリングリスト(グループの希望により設置できる)
 ・グループ内行事スケジュールの閲覧と参加不参加の意志決定及び参加者一覧
   不参加者一覧を閲覧できる。
 ・および、過去行事に切り替えることで結果の議事録を閲覧できる。
 ・グループ内文書は日付・登録者・テーマで検索し一覧表示後詳細閲覧できる。
 ・自己が登録した文書(掲示板・写真掲示板・添付文書等)は長が公開したもの
  以外は削除できる。

6.グループ情報の公開
 ・活動報告写真付き掲示板を設置して、写真や文書を添付できる。
 ・グループスケジュールの公開区分に応じた公開をする。
 ・グループ外の意見を聞く目的の掲示板設置とその公開区分を決定できる。

7.公開区分に応じた、文書管理・保存・検索システム
 ・文書検索は、日付・登録者・テーマ・グループ名・承認者名で検索できる。

8.事務局の特別機能
 1.入会希望者の受付と個人情報管理
 2.一般公開行事からはいるビジター個人情報の管理
 3.会員個人別年間参加回数集計一覧表の出力

9.グループの公開ページ(コミュニティーの広がりに配慮)
 グループ内非公開ページの自動化とともに、グループへの関心や参加意識を高めたり、新
 規に入会希望者受け入れ窓口として、グループ公開情報ページを自動生成する。

 この場合、グループによっては公開ホームページを手作りするケースが予想されますので、
 柔軟に対応できる仕組みとなっていること。
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IT経営革新(技術)コンサルタント 太田英輝(現職(株)カケン 代表取締役)
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