各種経営者団体組織活動支援 システム開発情報
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1.各種経営者団体組織活動支援システムについて
   団体などの組織活動が活力と社会的影響力を持つためには

    A.構成する人たちの意思を尊重し、個々人を大切にする基盤があってこそ、
     組織の活性化が実現するということが考えられます。

    B.会員が団体に参加しているメリットの提供を受け取るにはいくつかのこ
     とが考えられます。
     ・会員企業の「取扱品目」の活用が考えられます。
       単語を入力し検索することによって、該当する人全員を一覧表示し、
       活用していただく。
      例 硝子,プラスチック,健康,テープ,コンサル等
        含まれる単語が取扱品目の中にある人。

     ・人の検索「会員フリガナ検索」で、交流促進
      例 「タ」 だけで検索すると タナカ タジマ タヤマ
        のように頭検索になっています。

     ・「本人の自己PR」これも有効と考えられます。

    等のように、互いに助け合い、相互扶助、業務提携・協業に役立つと同時に
    互いの連絡通信情報交流を日常的に行うことによって、集団としての活力の
    基礎が形成されることが望ましい。

2.個人ページと所属グループページの構築がポイントになる

    個人が所属しているグループは、個人個人異なりますので、個人ページの内
    容表現は、あらかじめ組み込まれたシステムによって自動的にページが生成
    されることが必要である。

    内容は個人スケジュールと個人がなすべきこと(業務日報の記入など)が中
    心となります。スケジュールには所属している全グループのスケジュールが
    含まれ、個別に参加・不参加の意思表示ができること。

    また、スケジュールの詳細と参加不参加メンバーの閲覧ができることも必要。
    さらに、所属グループ単位のページへ自動ログインできて参加者名簿閲覧や
    発言・情報交流ができる必要があります。

    さらには、団体全体の活動予定や過去議事録の閲覧など、全体の動きを閲覧
    できる必要性もあります。

    そこで、重要な牽引役となるのが、グループ管理者や個人情報保護を含む全
    体管理者の団体活動を統括する管理者です。

3.管理者用システムの構築がポイントになる
   ログイン後の管理者専用ページとは

 1.MYページの基本的構築要素
   (1) 総合管理者(個人情報保護総責任者)
     「団体一般公開ページ」に記事を書き込むこと等ができたり、
      全会員にメッセージを配信できたり等の機能が必要です。

      会内で議論された結果、一般公開すべき内容の承認権を持つ。
      公開した事業の一般参加者の取り纏めと、その方達の個人情報保護責任等

      特に団体を良い方向へ向かわせる近代的手段として、ネット活用システム
      は、ますます注目されています。
      (会員に成り代わって会員登録もできる等、システム運用全般の権限)

   (2) 事務局(管理者の補助として)
     A. [会員登録の承認]
      会員参加の仮登録(未承認会員)一覧を閲覧し、承認するシステムが望ましい。
      (第3者が入り込まないようにチェックする必要があります)
      (また、新規入会者の掘り起こしに利用できます)

     B.「事務局からのお知らせ」に記事を書き込む等の機能

     C.[全会員情報の閲覧]
      (一般会員のグループ名簿と異なり、パスワードも含まれますのでご注意)

     D.[グループ一覧及び情報の閲覧] 
      (全グループの責任者等の状況や必要な情報を閲覧等)

     E.会内のみを対象とした事業スケジュールの取り纏めと、参加・不参加未回答
      の取り纏め

     F.電話番号検索 メールアドレス検索 会員番号検索ができると便利 

   (3) 部会や同好会サークル等 各グループ責任者
     A.グループ(縦組織・同好会サークルのような横組織グループ)単位の責任者は
      参加仮登録や解除を承認する。

     B.特に執行部等縦組織のグループは、日常の意思疎通に利用することで、すば
      やい意思決定と全体行動につながることになります。

     C.グループシステム内で議論された結果の事業決定のスケジュール登録と、一
      般会員の参加・不参加及び未回答者への回答督促

     D.グループメンバーの発言削除権を持ちます。過去の不要な発言を削除し、グ
      ループの健全な将来性を築いていきましょう。

   (4) 一般会員の発言を歓迎する
     A.所属するグループには自由に発言を保障できることが好ましい。
     B.所属外の情報も全て閲覧できて、団体全体の動きがわかる。
     C.事業案内に対する参加・不参加の回答と所属グループメンバーの回答状況の
      閲覧

 2.個人情報保護システム
   会社の場合は、個人の情報と異なり社会的に公にすべきことが多い。
   しかし、メールアドレスだけは迷惑メールが増えて、仕事に差し支える側面があり
   ますので、非公開にすべきです。

   メールアドレスは誰の目にも触れることの無いように隠してあるシステムです。
   しかし、特定の個人やグループ単位でメールを送信することができます。

   ただし、管理者と事務局は運営の立場上知ることができます。したがって、人的組
   織面からの漏洩が発生しないようにご注意いただく必要はあります。
   (一般とグループ責任者までは閲覧できません)

   (1) 総合管理者(個人情報保護総責任者)

 3.全ての行動はシステムを使って行われる。
   行動をしたときは必ず関係者に自動的にメールで通知されるシステム。
   会員登録から始まって、日常の発言や責任者・事務局・管理者の行動も常にメール
   で自動的に配信されているシステムです。
     (一般会員の行動も本人と関係責任者にメールで通知されます)

   ただし、事務局や管理者・グループ責任者は、不慣れな一般会員をバックアップす
   ることも重要で、代行機能も満たしている。
 事例 京都商工会議所青年部YEG会員専用システム   京都中小企業家同友会右京支部会員専用システム
 IT活用経営革新コンサルタント 太田英輝 (現職 科学技術研究所(株)カケン 取締役)
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